Page 94 - index

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN KERJA RAYA
2023

v. Kemukakan permohonan pemusnahan kepada Suruhanjaya Pencegah
Rasuah Malaysia dan pengurusan audit dalam Kementerian bagi
mendapatkan surat kebenaran/ sokongan (sekiranya perlu).

15.2.2 Permohonan Kelulusan Pemusnahan:
i. Kemukakan semua dokumen berikut kepada Bahagian Akaun Kementerian
Kerja Raya bagi mendapatkan surat kebenaran/sokongan:
a) Surat permohonan;
b) Senarai rekod kewangan dan perakaunan yang hendak dimusnahkan -
Borang Kewangan - Arkib 04/08;
Nota : Prosedur Pengeluaran surat kebenaran/ sokongan serta dokumen
sokongan yang berkaitan adalah tertakluk kepada arahan/pemakluman yang
dikeluarkan oleh Jabatan Akauntan Negara Malaysia dari semasa ke semasa.

ii. Semua permohonan surat kebenaran/sokongan pemusnahan rekod
kewangan dan perakaunan hendaklah dikemukakan ke alamat berikut:

Bahagian Akaun, (u.p.: Seksyen Pemantauan Dan Naziran)
Tingkat 1, Blok A, Kompleks Kerja Raya,
Jalan Sultan Salahuddin,
50530 Kuala Lumpur

iii. Bahagian Akaun, Kementerian Kerja Raya akan memproses permohonan
pemusnahan dan surat kebenaran/sokongan akan dikeluarkan dalam tempoh
sepuluh (10) hari bekerja dari tarikh permohonan lengkap diterima. Surat
kebenaran/sokongan dari Bahagian Akaun, Kementerian Kerja Raya perlulah
dikemukakan bagi tujuan permohonan kelulusan pelupusan kepada Ketua
Pengarah Arkib Negara

iv. Surat kelulusan pelupusan rekod kewangan dan perakaunan adalah tertakluk
di bawah bidang kuasa Ketua Pengarah Arkib Negara.

15.2.3 Selepas Mendapatkan Kelulusan Pemusnahan/Pelupusan:
i. Semua rekod kewangan dan perakaunan yang telah diluluskan pemusnahan
hendaklah dimusnahkan dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh surat
kelulusan.

ii. Musnahkan rekod kewangan dan perakaunan berdasarkan garis panduan
yang telah ditetapkan oleh surat Kementerian Kewangan rujukan KB
557/97/54 Jld. 4(47) bertarikh 3 November 1993. Kaedah pemusnahan rekod
sama ada dirincih, dijual atau ditanam boleh digunakan manakala kaedah
dibakar perlu mematuhi peraturan berkaitan alam sekitar yang berkuat kuasa.
Penggunaan mesin "incinerator" digalakkan bagi memastikan semua rekod
musnah sepenuhnya.

93