Page 93 - index

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN KERJA RAYA
2023

Rekod Kewangan dan Perakaunan Tempoh minimum penyimpanan

Rekod kewangan dan perakaunan berkaitan 3 tahun selepas penyelesaian akhir
terimaan. segala urusan dan penutupan
akaun akhir.

Rekod pengurusan Aset Awam. 3 tahun selepas Aset Awam
dilupuskan.

Lejar dan rekod kewangan dan perakaunan
dalam bentuk digital atau mikrografik.
7 tahun selepas penyelesaian
(i) Digital akhir segala urusan dan
penutupan akaun akhir.

(ii) Arkib (Archiving) dan Akses (Retrieval) Selepas penyelesaian akhir
Data. segala urusan dan penutupan
akaun akhir.

15.2 PROSEDUR PEMUSNAHAN REKOD KEWANGAN DAN PERAKAUNAN

15.2.1 Sebelum Permohonan Kelulusan Pemusnahan:
i. Kenal pasti semua rekod lama yang disimpan di pejabat dan asingkan di
antara rekod kewangan dan perakaunan dengan rekod bukan kewangan atau
rekod am. Bagi rekod am, rujuk dengan Arkib Negara Malaysia berhubung
prosedur pelupusan.

ii. Asingkan rekod kewangan dan perakaunan berdasarkan jenis dan tahun
penyelesaian. Pastikan rekod tersebut telah selesai tindakan dan tidak
diperlukan untuk tujuan pengauditan oleh Ketua Audit Negara atau keperluan
siasatan.

iii. Kenal pasti rekod yang telah mencapai tempoh minimum penyimpanan
dengan merujuk kepada Lampiran M kepada Arahan Perbendaharaan -
AP150, Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan atau Jadual
Pelupusan Rekod Jabatan (sekiranya ada). Sediakan senarai rekod
kewangan dan perakaunan yang di cadang untuk permohonan kelulusan
pemusnahan. Gunakan Borang Kewangan - Arkib 04/08 (Borang
Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod Kewangan dan Perakaunan).

iv. Kemukakan permohonan pemusnahan kepada Jabatan Audit Negara dan
seterusnya Bahagian Akaun Kementerian bagi mendapatkan surat
kebenaran/ sokongan.

92